---
title: "H\u01b0\u1edbng d\u1eabn K\u1ebf To\u00e1n Chi Ph\u00ed tr\u00ean ERP"
url: "https://erp.gophuchau.com/huong-dan-ke-toan-chi-phi"
updated: "2026-10-23"
---

# 🧾 **BẢNG HƯỚNG DẪN KẾ TOÁN CHI PHÍ TRONG ERP**
*(Áp dụng cho **nội bộ công ty** – Theo Hệ thống tài khoản nội bộ)*

---

## ⚙️ **CÁC CÁCH GHI NHẬN CHI PHÍ CỦA CÔNG TY TRÊN ERP**

---

### **I. KHI MUA HÀNG HÓA TỪ NHÀ CUNG CẤP**

#### **1️⃣ Mua hàng hóa nhập kho (maintain stock = Yes)**

- **Nghiệp vụ:** Mua hàng về nhập kho, có chứng từ hàng hóa.  
- **Thực hiện:**
  - ➡️ *Buying → Purchase Receipt → Purchase Invoice*  
  - ERPNext tự động lấy tài khoản
  - Không cần chọn tài khoản chi phí (ERP tự động xử lý theo loại hàng hóa).

---

#### **2️⃣ Mua hàng hóa không nhập kho (maintain stock = No)**

- **Nghiệp vụ:** Mua dịch vụ, chi phí không qua kho.  
- **Thực hiện:**
  - ➡️ Tạo trực tiếp *Purchase Invoice* (không cần *Purchase Receipt*)  
  - Bắt buộc chọn **Expense Account** (Tài khoản chi phí) tương ứng.

---

### **II. KHI CHI CÁC KHOẢN PHÍ KHÔNG CÓ NHÀ CUNG CẤP**

- Dùng **Petty Expense** hoặc **Expense Claim**.  
- Sử dụng **Expense Claim** trong trường hợp nhân viên chi hộ và công ty cần theo đõi hoặc bù trừ tiền tạm ứng.  
- Dùng **Petty Expense** khi chi trực tiếp từ quỹ tiền.

---

### **III. CÁC TRƯỜNG HỢP CHI PHÍ ĐẶC BIỆT DÙNG *JOURNAL ENTRY***

- Tạo mới **Journal Entry** → chọn mẫu phù hợp từ *Journal Entry Template*.  
- Chọn **Expense Account** tương ứng để ghi nhận chi phí.  
- Áp dụng với các khoản chi đặc biệt.

---

### **IV. MỘT SỐ TÌNH HUỐNG HẠCH TOÁN CHI PHÍ THƯỜNG GẶP**

|STT| **Tình huống chi phí** | **Expense Account** | **Cách ghi nhận** |
|:--:|:-----------------------|:-------------------|:------------------|
|1| Nhân công khoán công đoạn | 6222 – Chi phí nhân công khoán | *Purchase Invoice* hoặc *Petty Expense* |
|2| Xe chở hàng từ xưởng đến công trình, bốc xếp tại công trình | 6285 – Chi phí bốc xếp vận chuyển | *Purchase Invoice* hoặc *Petty Expense* |
|3| Chi phí tiền điện xưởng | 6279 – Chi phí tiền điện | *Purchase Invoice* hoặc *Petty Expense* |
|4| Chi phí thuê xưởng | 6278 – Chi phí thuê xưởng | *Purchase Invoice* hoặc *Petty Expense* |
|5| Chi phí quảng cáo, khuyến mãi | 6419 – Chi phí marketing | *Purchase Invoice* hoặc *Petty Expense* |
|6| Chi phí tiếp khách, công tác bán hàng | 6425 – Chi phí tiếp khách | *Purchase Invoice* hoặc *Petty Expense* |
|7| Lãi vay ngân hàng | 6352 – Chi phí tài chính | *Journal Entry* |
|8| Chi phí thợ chi tiêu khi đi công trình (nhà trọ, xăng xe, ăn uống, v.v.) | 6281 – Chi phí lắp đặt - hoàn thiện | *Petty Expense* hoặc *Expense Claim* |
|9| Chi phí mua sách hoặc lấy % vênh | 711 – Thu nhập khác,811 - Chi phí khác | *Journal Entry* |


---

### 🔹 **Lưu ý khi cấu hình trong ERP**

- Vào **Accounting → Chart of Accounts** để xác nhận các tài khoản chi phí đã tồn tại:  
  `621, 622, 623, 627, 628, 641, 642, 635, 711, 811`
- Khi tạo chứng từ (*Purchase Invoice / Expense Claim / Journal Entry*), luôn chọn đúng:
  - **Expense Account** – tài khoản chi phí phù hợp.  
  - **Cost Center** – bộ phận chịu chi phí (xưởng cửa, nội thất, văn phòng,...).  
  - **Project** – nếu chi phí gắn với công trình hoặc đơn hàng cụ thể.  
- Các khoản chi có hóa đơn đầu vào bắt buộc dùng **Purchase Invoice** để đảm bảo hợp lệ về thuế.