Hướng dẫn Kế Toán Chi Phí trên ERP
🧾 BẢNG HƯỚNG DẪN KẾ TOÁN CHI PHÍ TRONG ERP
(Áp dụng cho nội bộ công ty – Theo Hệ thống tài khoản nội bộ)
⚙️ CÁC CÁCH GHI NHẬN CHI PHÍ CỦA CÔNG TY TRÊN ERP
I. KHI MUA HÀNG HÓA TỪ NHÀ CUNG CẤP
1️⃣ Mua hàng hóa nhập kho (maintain stock = Yes)
- Nghiệp vụ: Mua hàng về nhập kho, có chứng từ hàng hóa.
- Thực hiện:
- ➡️ Buying → Purchase Receipt → Purchase Invoice
- ERPNext tự động lấy tài khoản
- Không cần chọn tài khoản chi phí (ERP tự động xử lý theo loại hàng hóa).
2️⃣ Mua hàng hóa không nhập kho (maintain stock = No)
- Nghiệp vụ: Mua dịch vụ, chi phí không qua kho.
- Thực hiện:
- ➡️ Tạo trực tiếp Purchase Invoice (không cần Purchase Receipt)
- Bắt buộc chọn Expense Account (Tài khoản chi phí) tương ứng.
II. KHI CHI CÁC KHOẢN PHÍ KHÔNG CÓ NHÀ CUNG CẤP
- Dùng Petty Expense hoặc Expense Claim.
- Sử dụng Expense Claim trong trường hợp nhân viên chi hộ và công ty cần theo đõi hoặc bù trừ tiền tạm ứng.
- Dùng Petty Expense khi chi trực tiếp từ quỹ tiền.
III. CÁC TRƯỜNG HỢP CHI PHÍ ĐẶC BIỆT DÙNG JOURNAL ENTRY
- Tạo mới Journal Entry → chọn mẫu phù hợp từ Journal Entry Template.
- Chọn Expense Account tương ứng để ghi nhận chi phí.
- Áp dụng với các khoản chi đặc biệt.
IV. MỘT SỐ TÌNH HUỐNG HẠCH TOÁN CHI PHÍ THƯỜNG GẶP
| STT | Tình huống chi phí | Expense Account | Cách ghi nhận |
|---|---|---|---|
| 1 | Nhân công khoán công đoạn | 6222 – Chi phí nhân công khoán | Purchase Invoice hoặc Petty Expense |
| 2 | Xe chở hàng từ xưởng đến công trình, bốc xếp tại công trình | 6285 – Chi phí bốc xếp vận chuyển | Purchase Invoice hoặc Petty Expense |
| 3 | Chi phí tiền điện xưởng | 6279 – Chi phí tiền điện | Purchase Invoice hoặc Petty Expense |
| 4 | Chi phí thuê xưởng | 6278 – Chi phí thuê xưởng | Purchase Invoice hoặc Petty Expense |
| 5 | Chi phí quảng cáo, khuyến mãi | 6419 – Chi phí marketing | Purchase Invoice hoặc Petty Expense |
| 6 | Chi phí tiếp khách, công tác bán hàng | 6425 – Chi phí tiếp khách | Purchase Invoice hoặc Petty Expense |
| 7 | Lãi vay ngân hàng | 6352 – Chi phí tài chính | Journal Entry |
| 8 | Chi phí thợ chi tiêu khi đi công trình (nhà trọ, xăng xe, ăn uống, v.v.) | 6281 – Chi phí lắp đặt - hoàn thiện | Petty Expense hoặc Expense Claim |
| 9 | Chi phí mua sách hoặc lấy % vênh | 711 – Thu nhập khác,811 - Chi phí khác | Journal Entry |
🔹 Lưu ý khi cấu hình trong ERP
- Vào Accounting → Chart of Accounts để xác nhận các tài khoản chi phí đã tồn tại:
621, 622, 623, 627, 628, 641, 642, 635, 711, 811 - Khi tạo chứng từ (Purchase Invoice / Expense Claim / Journal Entry), luôn chọn đúng:
- Expense Account – tài khoản chi phí phù hợp.
- Cost Center – bộ phận chịu chi phí (xưởng cửa, nội thất, văn phòng,...).
- Project – nếu chi phí gắn với công trình hoặc đơn hàng cụ thể.
- Các khoản chi có hóa đơn đầu vào bắt buộc dùng Purchase Invoice để đảm bảo hợp lệ về thuế.
Last updated 2 ngày trước
Was this helpful?